○公立大学法人長野大学文書管理規程
令和5年11月6日
程第70号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第6条)
第3章 作成(第7条―第9条)
第4章 文書の取扱い
第1節 供覧、起案及び決裁(第10条―第17条)
第2節 文書の施行(第18条・第19条)
第3節 収受及び発送(第20条―第25条)
第5章 整理(第26条―第28条)
第6章 保存(第29条・第30条)
第7章 法人文書ファイル管理簿(第31条)
第8章 保存期間の延長及び廃棄(第32条―第35条)
第9章 点検・監査及び管理状況の報告等(第36条・第37条)
第10章 研修(第38条・第39条)
第11章 補則(第40条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、公立大学法人長野大学(以下「法人」という。)における文書の管理に関し、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程における用語の意義は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 法人文書 法人の職員(役員を含む。以下同じ。)が職務上作成し、又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって、法人の職員が組織的に用いるものとして、法人が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究のための資料として特別の管理がされているもの
(2) 電子法人文書 法人文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(3) 法人文書ファイル等 法人における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を1つの集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。
(4) 法人文書ファイル管理簿 法人における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿(電子的記録を含む。)をいう。
(5) 文書管理システム 電子計算機を用いて法人文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務の処理及び文書に係る情報の総合的な管理を行う情報処理の仕組みをいう。
第2章 管理体制
(総括文書管理者)
第3条 法人に総括文書管理者1名を置く。
2 総括文書管理者は、理事長をもって充てる。
3 総括文書管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 法人文書ファイル管理簿及び廃棄簿の調製
(2) 法人文書の管理に関する研修の実施
(3) 組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置
(4) 前各号に掲げるもののほか、法人文書の管理に関する事務の総括
(副総括文書管理者)
第4条 法人に副総括文書管理者1名を置く。
2 副総括文書管理者は、事務局長をもって充てる。
3 副総括文書管理者は、前条第3項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
(文書管理者)
第5条 所掌事務に関する文書管理の実施責任者として、文書管理者を指名する。
2 文書管理者は、公立大学法人長野大学の事務局組織及び事務局に置く職に関する規程(平成29年程第5号)に定める室長、課長又は事務長をもって充てる。
3 総括文書管理者は、前項の規定により充てられた文書管理者のほか、適正な文書管理を確保するために文書管理者を指名することができる。
4 文書管理者は、その管理する法人文書について、次の各号に掲げる事務を行うものとする。
(1) 保存
(2) 保存期間が満了したときの措置の設定
(3) 法人文書ファイル管理簿への記載
(4) 廃棄(廃棄簿への記載を含む。)等
(5) 管理状況の点検等
(6) 法人文書の作成、整理その他法人文書の管理に関する職員の指導等
(職員の責務)
第6条 職員は、総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
第3章 作成
(文書主義の原則)
第7条 職員は、文書管理者の指示に従い、法人における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに法人の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
(文書の作成等)
第8条 前条の文書主義の原則に基づき、法人内部の打合せや法人外部の者との折衝等を含め、業務に係る企画立案、事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等(以下「打合せ等」という。)の記録については、文書を作成するものとする。
(適切・効率的な文書作成)
第9条 文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するものとする。この場合において、文書の作成に関し、部局長等上位の職員から指示があった場合は、その指示を行った者の確認も経るものとする。
2 法人の外部の者との打合せ等の記録の作成に当たっては、法人の出席者による確認を経るとともに、可能な限り、当該打合せ等の相手方(以下「相手方」という。)の発言部分等についても、相手方による確認等により、正確性の確保を期するものとする。ただし、相手方の発言部分等について記録を確定し難い場合は、その旨を判別できるように記載するものとする。
第4章 文書の取扱い
第1節 供覧、起案及び決裁
(供覧等)
第10条 文書管理者は、文書及び物品(以下この条において「文書等」という。)が配布され、又は文書等を受け付けたときは、自ら処理するもののほか、これに処理期限その他必要な指示を付して事務担当者に配布し、遅滞なく処理させなければならない。
(法人文書の処理促進)
第11条 文書管理者は、必要に応じて法人文書の処理状況を調査し、未処理のものについては、必要な指示をする等の方法により、処理の促進を図らなければならない。
(起案)
第12条 事案の処理は、文書管理システムに処理案を記録し、決裁を経ることによって行う。
(1) 文書管理システムによる処理が困難である場合又は文書管理システムで決裁を経ることが不適当な文書について、他の方法により起案すること。
(3) 緊急やむを得ない理由により、文書により起案することが困難であると認められる事案について、事後において遅滞なく起案し、決裁手続を経ること。
(起案文書の作成)
第13条 起案は、次に掲げる要領によるものとする。
(1) 事案ごとに起案すること。ただし、2以上の事案で相互に関係のあるものについては、これを1事案とみなし、1つの起案で処理することができる。
(2) 起案文書には、事案の内容に即した分かりやすい件名を付すること。
(3) 平易、簡素かつ明瞭に表現すること。
(4) 起案理由を簡明に記載し、必要があれば関係法令、予算関係その他参考事項をその末尾に付記し、又は添付して、その根拠を明らかにすること。
(5) 必要のあるものは、起案文書に添付した施行しようとする文書の末尾に、所属、担当者名及び電話番号等を記載すること。
(決裁)
第14条 起案文書により決裁を受けるときは、順次上司の審査を経て、決裁権者の決裁を受けなければならない。
2 文書管理システムにより起案した文書については、起案者は、決裁を受けた後に文書管理システムにその結果の登録をしなければならない。
3 起案文書で秘密を要するもの又は特に重要なものは、担当者又は責任者が携行して審査及び決裁を受けるものとする。
4 決裁の手続については、公立大学法人長野大学事務決裁規程(平成29年程第6号)に定めるところにより、正確かつ迅速に行うものとする。
(起案文書の修正)
第15条 起案文書について決裁者が内容の修正を求めた場合は、起案者が当該内容を修正の上、当該決裁者に改めて決裁を求めるものとする。ただし、決裁者が起案者に連絡の上、起案文書の内容を修正することを妨げない。
(記号及び番号)
第16条 決裁権者の決裁を受けた法人文書(公立大学法人長野大学の規則等の制定改廃等に関する規則(平成29年則第2号)第2条に規定する規則等を除く。)には、記号及び番号を付さなければならない。この場合において、記号は、年度に相当する数字の次に公大長野を用い、番号は、原則として会計年度ごとに文書管理システムによって付される一連の番号を付するものとする。
(再度の決裁を受けない決裁終了後の決裁文書の修正の禁止)
第17条 決裁文書の内容を決裁終了後に修正することは、修正を行うための決裁文書を起案し、改めて順次決裁を受けること(以下この条において「修正のための決裁」という。)をしなければ、これを行ってはならない。
2 修正のための決裁には、当初の決裁文書からの修正の箇所及び内容並びに修正の理由を記した資料を添付しなければならない。
3 法人の意思決定の内容そのものが記載されている直接的な決裁対象となる法人文書(以下この条において「決裁対象文書」という。)について修正を行った場合は、その原本は、修正のための決裁により修正が行われた後の決裁対象文書とする。
(1) 当初の決裁対象文書の施行前 当初の決裁における文書番号及び施行日
(2) 当初の決裁対象文書の施行後 修正のための決裁における文書番号及び施行日
5 前項の規定にかかわらず、当初の決裁文書の本体ではなく、当該決裁の説明を行うために添付した資料のみを修正した場合は、施行が必要な文書については、当初の決裁における文書番号及び施行日により施行するものとする。
6 修正の内容が、客観的に明白な計算違い、誤記、誤植、脱字、その他軽微かつ明白な誤りに係るものである場合は、第1項の規定にかかわらず、修正のための決裁に係る手続を簡素化することができる。
第2節 文書の施行
(浄書及び校合)
第18条 決裁権者の決裁を受けた法人文書で発送又は送信を要するものは、担当者が浄書し、校合しなければならない。
(公印)
第19条 決裁権者の決裁を受けた法人文書(電子法人文書で施行する法人文書を除く。)であって、公印の押印を要するものは、浄書後に公立大学法人長野大学公印規程(平成29年程第46号)の定めるところにより、公印の押印を受けなければならない。ただし、行政機関、団体等に対する軽易な法人文書その他文書管理者が公印の押印を要しないと認めた法人文書については、公印の押印を省略することができる。
第3節 収受及び発送
(収受)
第20条 文書管理者は、封かんのまま配布された文書を開封し、その余白に収受日付印を押印しなければならない。
2 文書管理者は、配布された文書を収受し、文書管理システムに収受の登録をしなければならない。ただし、定期刊行物、パンフレット、挨拶状その他軽易なもの及び文書管理者が文書管理システムへの収受の登録以外の方法により処理することが適当であると認めるものについては、この限りでない。
(収受未処理文書の処理)
第21条 前条に規定する収受の手続を経ていない文書は、速やかに文書管理者に回付し、その手続を経なければならない。
(電子法人文書の取扱い)
第22条 職員は、電子的方式により受信した文書のうち法人文書として取得すべきものについて、文書管理システムに収受の登録をしなければならない。ただし、定期刊行物、パンフレット、挨拶状その他軽易なもの及び文書管理者が文書管理システムへの収受の登録以外の方法により処理することが適当であると認めるものについては、この限りでない。
(文書の移送)
第23条 職員は、取得した文書が他の所属の所掌に係るものであることが判明したときは、速やかに当該所属の文書管理者に移送しなければならない。
(電子的方式による発信)
第24条 電子的方式による法人文書の送信は、担当者が、電子計算機又はファクシミリ装置を利用して行うものとする。
(施行済法人文書の処理)
第25条 起案者は、第12条第1項に規定するところにより起案した法人文書を決裁後に発送したときは、文書管理システムに施行年月日の登録をしなければならない。
2 起案者は、第12条第2項第1号に規定するところにより起案した法人文書を決裁後に発送したときは、当該起案文書に施行年月日を記入しなければならない。
第5章 整理
(職員の整理義務)
第26条 職員は、この章の定めるところに従い、次の各号に掲げる整理を行わなければならない。
(1) 相互に密接な関連を有する法人文書を法人文書ファイルにまとめること。
(2) 前号の法人文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。
(分類及び名称)
第27条 法人文書ファイル等は、当該所属の事務及び事業の性質、内容に応じて系統的に分類し、分かりやすい名称を付さなければならない。
(保存期間)
第28条 文書分類は、文書管理システムにおいて定めるものとし、文書管理システムに登録しなければならない。
(1) 30年
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
(5) 1年
(6) 1年未満(第4項に規定するものに限る。)
(7) 常用(随時、追記又は更新をされる台帳、その他の業務に常時利用するものとして継続的に保存すべきものに限る。)
3 第26条第2号の保存期間の設定においては、法人が適正かつ効率的に運営され、市民に説明する責務が全うされるよう、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については、原則として1年以上の保存期間を定めるものとする。
(1) 別途、正本が管理されている法人文書の写し
(2) 定型的・日常的な業務連絡、日程表等
(3) 出版物や公表物を編集した文書
(4) 法人の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答
(5) 明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書
(6) 意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書
5 第26条第2号の保存期間の設定においては、通常は1年未満の保存期間を設定する類型の法人文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など、合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については、1年以上の保存期間を設定するものとする。
6 第26条第2号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
7 第26条第2号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下この項において「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。
(1) 文書作成取得日においては、不確定である期間を保存期間とする法人文書がまとめられた法人文書ファイル
(2) 文書作成取得日において複数年度にわたることが予定されている事務事業、計画等に係るものであって、当該複数年度の最終年度の翌年度の4月1日から起算して1年以内の日を保存期間の起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認めた法人文書がまとめられた法人文書ファイル
第6章 保存
(法人文書の保存)
第29条 文書管理者は、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。
(保存方法)
第30条 法人文書ファイル等(文書管理システムに保管された電子法人文書を除く。)は、原則として保存期間の起算の日から1年間各所属において保存するものとする。
2 前項の規定による保存期間を経過した法人文書ファイル等(電磁的記録を除く。)は、保存期間が満了する日までの間、書庫において保存するものとする。
第7章 法人文書ファイル管理簿
(法人文書ファイル管理簿の調製)
第31条 総括文書管理者は、法人の法人文書ファイル管理簿について、文書管理システムをもって調製するものとする。
第8章 保存期間の延長及び廃棄
(保存期間が満了したときの措置)
第32条 文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表に定めるところに基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
(保存期間の延長又は廃棄)
第33条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、前条第1項の規定による定めに基づき保存期間を延長し、又は廃棄しなければならない。
(保存期間の延長)
第34条 文書管理者は、その職務の遂行上必要があると認めるときには、職務の遂行上必要な限度において、30年以内の期間を定めて、法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
2 文書管理者は、保存期間及び保存期間の満了する日を延長した場合は、法人文書ファイル管理簿の記載を修正しなければならない。
(廃棄法人文書の処置)
第35条 文書管理者は、廃棄をしようとする法人文書ファイル等(電磁的記録を除く。)に印影その他転用のおそれのあるものが記載されているときは、焼却又は裁断をしなければならない。
第9章 点検・監査及び管理状況の報告等
(点検)
第36条 文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2 総括文書管理者は、点検の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
(紛失等への対応)
第37条 文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
第10章 研修
(研修の実施)
第38条 総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
(研修への参加)
第39条 文書管理者は、総括文書管理者及び上田市その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。この場合において、職員は、適切な時期に研修を受講しなければならない。
第11章 補則
(補則)
第40条 この規程の施行に関し必要な事項は、総括文書管理者が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、令和5年11月6日から施行する。
3 施行日において、法人が保有する永年又は30年以上の保存期間が定められている施行日前法人文書は、保存期間が30年として定められていたものとみなす。
4 前項の規定により保存期間が30年として定められていたとみなされる施行日前法人文書であって、施行日の前日までに保存期間が満了しているとみなされる施行日前法人文書については、保存期間が施行日の前日まで延長されているものとみなす。
別表
事項 | 業務の区分 | 当該業務に係る法人文書の類型 | 保存期間 | 具体例 | |
公立大学法人長野大学の組織の運営管理に関する事項 | |||||
1 | 管理運営関係 | 登記・公印・沿革 | ・法人登記に関するもので重要な文書 | 30年 | ・登記簿 |
・沿革記録に関する文書のうち重要な文書 ・公印の制定、廃止及び改刻に関する文書 | 30年 | ・関係資料 ・公印簿 | |||
規則等の制定・改廃 | ・諸規則の制定、改廃に関する文書 ・法令、規則、通達等で法人の規則の規範となる文書 | 30年 | ・制定、改廃関係 ・規則集 ・法令集 ・例規集 | ||
立案の検討 | ・理事会、経営審議会及び教育研究審議会の記録に関する文書 | 30年 | ・議事要録、議事録 ・配布資料 | ||
・教授会、大学院研究科委員会の記録に関する文書 | ・議事要録、議事録 ・配布資料 | ||||
・基本構想及び中期目標・中期計画に関する文書 | 10年 | ・計画案 ・中期目標 ・中期計画 ・基本計画 ・議事要録、議事録 ・配布資料 | |||
・各種委員会の記録に関する文書のうち重要な文書 | 10年 | ・審議関係 ・議事要録、議事録 ・配布資料 | |||
・各種委員会の記録に関する文書 | 5年 | ・審議関係 ・議事要録、議事録 ・配布資料 | |||
・主催する記念行事に関する文書のうち重要な文書 | 10年 | ・審議関係 ・関係資料 | |||
・会議に関する文書 | 5年 | ・審議関係 ・議事要録、議事録 ・配布資料 | |||
・入学式、卒業式、学位授与式、その他主催する記念行事に関する文書 | 5年 | ・審議関係 ・関係資料 | |||
評価 | ・認証評価及び公立大学法人評価に関する文書 | 10年 | ・認証評価関係 ・公立大学法人評価関係 | ||
訴訟 | ・訴訟に関する文書 | 30年 | ・答弁書 ・準備書面 ・各種申立書 ・口頭弁論 ・証人等調書 ・書証 | ||
学長選考 | ・学長選考に関する文書 | 30年 | ・選考過程 | ||
学部長等選考 | ・学部長等の選考に関する文書 | 10年 | ・選考過程 | ||
組織の設置、改廃及び申請 | ・教育、研究及び事務組織の設置並びに改廃に関する文書 | 30年 | ・計画案 ・議事要録、議事録 ・配布資料 | ||
・学部、学科、講座、学科目等の設置及び改廃に関する文書 | ・計画案 ・議事要録、議事録 ・配布資料 | ||||
文書管理 | ・法人文書ファイル管理簿 | 常用 | ・法人文書ファイル管理簿 | ||
・法人文書ファイル等の移管又は廃棄の状況が記録された帳簿 | 30年 | ・法人文書ファイルの移管関係 | |||
内部統制関係 | ・内部統制に関する文書のうち重要な文書 | 30年 | ・リスク管理関係 ・危機管理関係 ・コンプライアンス関係 ・内部通報、外部通報関係 ・災害対策本部関係 | ||
・内部統制に関する文書 | 5年 | ・リスク管理関係 ・危機管理関係 ・コンプライアンス関係 ・内部通報、外部通報関係 | |||
文部科学省関係 | ・文部科学省からの諸令達、通達及び往復書簡のうち重要な文書 | 10年 | ・諸令達、通達 | ||
・文部科学省からの諸令達、通達及び往復書簡に関する文書 ・文部科学省等への報告等に関する文書 | 5年 | ・諸令達、通達 ・報告書 | |||
広報 | ・本学が発行する広報、学報等の保存用文書 | 30年 | ・刊行物 | ||
・本学が発行する広報、学報等 | 5年 | ・刊行物 | |||
情報公開 | ・情報公開、個人情報の開示に関する文書 | 5年 | ・情報公開請求 | ||
各種統計関係 | ・各種統計関係に関する文書のうち重要な文書 | 30年 | ・統計集 | ||
・各種統計調査に関する文書 | 5年 | ・各種統計調査関係 | |||
監査 | ・監事監査(業務、経理に関する文書) ・内部監査に関する文書 ・文部科学省の実地監査に関する文書 | 10年 | ・監査基準案 ・監査指針案 ・基本計画案 ・内部監査報告書 ・文部科学省の実地監査関係 | ||
・会計検査院への提出書類 | 5年 | ・合計残高試算表 ・証拠書類 | |||
庶務一般 | ・学内通知文書 | 1年 | ・通知 ・学外通知 | ||
公立大学法人長野大学の教職員の人事に関する事項 | |||||
2 | 人事関係 | 人事一般 | ・人事記録、附属書類に関する文書 ・職員の分限、懲戒に関する文書 | 30年 | ・人事記録 ・異動簿 ・賞罰 |
・職員の任免に関する文書のうち重要な文書 | 30年 | ・任免関係 | |||
・職員の任免に関する文書 | 10年 | ・任免関係 | |||
・教員選考審議過程における選考記録に関する文書 | 5年 | ・書類審査の選考記録関係 | |||
・職員の兼業に関する文書のうち重要な文書 | 10年 | ・申請書 | |||
・職員の兼業に関する文書 | 5年 | ・申請書 ・承認書 | |||
・証明書に関する文書 | 3年 | ・在籍証明書 | |||
栄典・表彰 | ・栄典、表彰に関する文書(栄典、表彰の授与の結果を証明する文書) | 30年 | ・台帳関係 | ||
・栄典、表彰に関する文書(栄典、表彰の授与の結果を証明する文書を除く。) | 10年 | ・選考基準 ・選考案 ・伝達 | |||
職員福利 | ・共済組合長期給付に関する文書 | 10年 | ・組合関係 | ||
給与 | ・職員の給与に関する文書のうち重要な文書 ・退職手当の支給に関する文書のうち重要な文書 | 30年 | ・普通昇給を除く給与関係 ・退職手当決定伺関係 | ||
・職員の給与に関する文書 ・職員の諸手当に関する文書 ・退職手当の支給に関する文書 | 7年 | ・申請書 ・申請書 ・源泉徴収票 | |||
・給与の支給に関する文書 ・基準給与簿 ・職員の勤務の状況が記載された文書 ・給与の住民税に関する文書 | 5年 | ・給与集計表 ・基準給与表 ・勤務時間報告書 ・法定調書 | |||
・給与口座振込に関する文書 | 口座振込によらなくなった後5年 | ・給与口座振込申出書 | |||
勤務状況管理 | ・職員の勤務状況に関する文書 | 5年 | ・始業時刻及び終業時刻の確認並びに超過勤務等管理簿 ・休暇簿 ・休日の振替指定簿 | ||
出張 | ・職員の出張に関する文書 | 7年 | ・旅行命令簿、復命書 ・出張報告書 ・自家用車の業務使用関係 | ||
災害補償 | ・災害補償に関する文書 | 5年 | ・給付請求書 | ||
健康管理 | ・職員の健康管理に関する文書(特定化学物質のうち特別管理物質関係) | 30年 | ・健康診断個人票 | ||
・職員の健康管理に関する文書(特別管理物質関係を除く。) | 5年 | ・健康診断個人票 ・事後措置 | |||
人事評価 | ・人事評価に関する文書 | 30年 | ・人事評価シート | ||
公立大学法人長野大学の会計に関する事項 | |||||
3 | 会計関係 | 資産管理 | ・不動産に関する文書のうち重要な文書 | 30年 | ・登記関係 ・土地の取得、処分、移管関係 ・境界確認関係 |
・防火、防災に関する文書 | 10年 | ・防火、防災管理関係 | |||
・固定資産の貸付、借入等に関する文書 | 5年 | ・不動産貸付、借入等関係 | |||
・固定資産の調査報告等に関する文書 | 5年 | ・固定資産税申告関係 ・実査関係 ・減損関係 | |||
・固定資産等の登録に関する文書 | 5年 | ・資産登録関係 ・工事仕分関係 ・特定償却資産目録関係 | |||
・固定資産等の貸付、借入等に関する文書のうち軽易なもの | 3年 | ・不動産一時使用許可、一時借入等関係 ・物品貸付、借入等関係 ・機会費用関係 | |||
・固定資産等の取得、処分、移管に関する文書 | 5年 | ・土地を除く固定資産等の取得、処分、移管関係 | |||
会計 | ・財務諸表に関する文書 | 30年 | ・財務諸表 ・決算報告書 ・事業報告書 | ||
・経理に関する帳簿(公立大学法人長野大学会計実施規程(平成29年程第69号)に定めるもの) | 8年 | ・総勘定元帳 ・合計残高試算表 ・予算差引簿 ・補助簿 | |||
・経理に関する伝票(会計実施規程に定めるもの) | 8年 | ・支出伝票 ・支払伝票 ・収入伝票 ・入金伝票 ・振替伝票 | |||
・伝票作成に係る証拠書類(会計実施規程に定めるもの) | 8年 | ・契約関係書類 ・納品書関係 ・請求書関係 ・領収書関係 | |||
・租税に関する文書 | 8年 | ・消費税及び地方消費税の申告関係 | |||
予算 | ・概算要求に関する文書 | 10年 | ・予算要求関係 | ||
・予算配分に関する文書 ・予算関係の調査報告に関する文書 ・債権管理及び収入に関する文書 ・寄附金経理に関する文書 | 5年 | ・予算要求関係 ・予算参考資料 ・債権管理及び収入関係、寄附金関係 | |||
資金管理 | ・資金管理に関する文書 | 10年 | ・資金運用関係 | ||
・公立大学法人債務に関する文書 | 30年 | ・長期借入金関係 | |||
契約 | ・契約に関する文書 | 5年 | ・契約関係 ・一般競争等関係 | ||
公立大学法人長野大学の施設に関する事項 | |||||
4 | 施設関係 | 施設計画管理 | ・瑕疵の修理等の請求の際に必要となる文書(設計図書等) | 10年 | ・請求の際に必要となる資料 |
・工事の設計積算に関する文書 ・工事請負契約に関する文書(瑕疵の修理等の請求の際に必要となるものを除く。) ・設計管理委託に関する文書 ・工事の施工管理に関する文書(瑕疵の修理等の請求の際に必要となるものを除く。) | 5年 | ・積算関係 ・契約原簿 ・契約関係 ・業者の選定 ・契約関係 ・工事の施工管理関係 ・工事依頼書 | |||
・工事契約・施工に係る報告に関する文書 | 5年 | ・工事契約、施工報告 | |||
施設管理 | ・施設管理、整備に関する文書 | 5年 | ・施設管理、整備関係 | ||
・施設維持管理に関する文書(定期検査の結果の記録に関するものを除く。) | 当該施設廃止後1年 | ・施設維持管理関係 | |||
公立大学法人長野大学の教育に関する事項 | |||||
5 | 教育関係 | 学籍管理 | ・学籍簿 ・卒業証書発行台帳及び修了証書発行台帳 | 30年 | ・学籍簿 ・発行台帳 |
・学生証等各種証明書発行に関する文書のうち重要な文書 | 5年 | ・各種証明書綴 | |||
・学生証等各種証明書発行に関する文書 | 3年 | ・各種証明書綴 | |||
学生の身分 | ・学生の懲戒等身分の異動に関する文書のうち重要な文書 | 30年 | ・懲戒、異動関係 | ||
・学生の懲戒等身分の異動に関する文書 | 10年 | ・懲戒、異動関係 | |||
卒業及び修了 | ・卒業、修了に関する文書 | 10年 | ・卒業判定関係 ・修了判定資料 | ||
学位授与 | ・学位授与に関する文書 | 30年 | ・学位簿 ・学位論文審査資料 | ||
資格認定 | ・教員免許に関する文書 ・教職課程認定に関する文書 ・国家資格等取得に関する文書のうち重要な文書 | 30年 | ・教員免許関係 ・申請 ・変更届 ・国家試験関係 ・認定関係 | ||
・実習に関する文書 | 3年 | ・実習関係 | |||
成績 | ・成績に関する文書のうち重要な文書 ・単位認定 | 30年 | ・成績原簿 ・単位認定関係 | ||
・単位互換 | 10年 | ・単位互換関係 | |||
・成績に関する文書 | 3年 | ・質疑関係 ・成績評価資料 | |||
シラバス | ・シラバス | 30年 | ・シラバスデータ | ||
学生生活 | ・日本学生支援機構及び各種奨学金に関する文書のうち重要な文書 ・授業料奨学融資制度に関する文書のうち重要な文書 | 10年 | ・奨学金関係 ・選考、許可関係 | ||
・日本学生支援機構及び各種奨学金に関する文書 ・授業料奨学融資制度に関する文書 ・入学料、授業料等の免除等に関する文書のうち重要な文書 ・健康診断票、学生相談記録等学生の健康管理に関する文書 ・学生の就職、進路支援に関する文書のうち重要な文書 ・学生団体に関する文書のうち重要な文書 ・課外教育の実施に関する文書のうち重要な文書 ・学生教育研究災害傷害保険に関する文書 | 5年 | ・奨学金関係 ・選考、許可関係 ・診断書、学生相談関係 ・各種覚書関係 ・学生団体関係 ・課外活動実施関係 ・学生教育研究災害傷害保険関係 | |||
・入学料、授業料等の免除等に関する文書 ・学生の就職、進路支援に関する文書 ・学生団体に関する文書 ・課外教育の実施に関する文書 ・福利厚生施設の利用に関する文書 ・学生の生活支援に関する文書 | 3年 | ・選考、許可関係 ・各種覚書関係 ・学生団体関係 ・課外活動実施関係 ・福利厚生施設利用関係 ・学生生活支援関係 ・就職面談関係 ・各種講座関係 ・インターンシップ関係 | |||
教務 | ・教育課程に関する文書のうち重要な文書 | 10年 | ・教育課程関係 | ||
・教育課程に関する文書 | 5年 | ・教育課程関係 | |||
入試 | ・入学者の選抜試験に関する文書 | 10年 | ・入試実施関係 | ||
・本学が発行する募集要項に関する文書 ・入学者の選抜に関する文書 ・入学手続に関する文書 | 5年 | ・募集要項関係 ・入試実施関係 ・入学手続関係 | |||
教育改善 | ・授業評価に関する文書(全学実施関係) | 10年 | ・満足度調査 ・学生アンケート | ||
教育保有文書 | ・博士論文 | 10年 | ・博士論文関係 | ||
・修士論文 | 5年 | ・修士論文関係 | |||
・卒業論文 ・定期試験問題 | 3年 | ・卒業論文関係 ・定期試験問題関係 | |||
・各種研究助成金に関する文書 ・外部機関に提出した報告に関する文書 | 5年 | ・各種研究助成金に関する申請書 ・報告書 | |||
・学科、講座等会議に関する文書 ・教員選考関係の文書 ・論文審査に関する文書 | 3年 | ・学科、講座等会議関係文書 ・教員選考関係 ・論文審査関係 | |||
公立大学法人長野大学の研究・地域連携・国際交流に関する事項 | |||||
6 | 研究協力、研究助成、地域連携、国際交流関係 | 危険・規制物質 | ・国際規制物質に関する文書 | 10年 | ・国際規制物質関係 |
・アルコール申請に関する文書 | 5年 | ・アルコール申請関係 | |||
・毒劇物に関する文書 | 5年 | ・毒劇物関係 | |||
危機管理関係 | ・安全保障輸出管理に関する文書 | 7年 | ・輸出管理チェックリスト関係 ・該非判定書関係 ・取引審査票関係 | ||
寄附金 | ・寄附金に関する文書 | 5年 | ・寄附金移管関係 | ||
競争的資金 | ・科学研究費補助金の申請等に関する文書(内定者分) | 研究終了後5年 | ・科学研究費補助金申請 | ||
・科学研究費補助金の申請等に関する文書 ・研究員の受入れに関する文書 ・受託研究の実績報告に関する文書 | 5年 | ・科学研究費補助金申請 ・受入関係 ・報告関係 | |||
・民間等との共同研究の契約に関する文書 ・受託研究の契約に関する文書 | 5年 | ・契約関係 | |||
産学・地域連携 | ・産学連携に関する文書のうち重要な文書 ・地域連携に関する文書のうち重要な文書 | 10年 | ・産学連携関係 ・地域連携関係 | ||
・産学連携に関する文書 ・地域連携に関する文書 ・公開講座に関する文書 | 5年 | ・産学連携関係 ・地域連携関係 ・公開講座関係 | |||
知的財産 | ・発明審査委員会における審査等に関する文書 ・特許の出願に関する文書 | 5年 | ・発明 ・特許等出願関係 | ||
国際交流 | ・国際交流協定及び覚書 ・協定締結に関する文書 | 30年 | ・協定書、覚書 ・協定締結関係 | ||
・協定校に関する文書 ・海外派遣・受入学生名簿 ・外国人研修生修了証書発行台帳 ・外国人受託研修員修了証書発行台帳 | 10年 | ・協定校関係 ・留学生名簿 ・研修生修了証書発行台帳 ・研修員修了証書発行台帳 | |||
・国際交流及び研究者交流に関する文書 | 5年 | ・外国人研究者受入関係 | |||
留学生 | ・国費外国人留学生の受入等に関する文書のうち重要な文書 ・大学間学生交流に関する文書のうち重要な文書 | 10年 | ・推薦、採用、許可関係 ・留学生受入関係 | ||
・国費外国人留学生の受入等に関する文書 ・大学間学生交流に関する文書 ・帰国外国人留学生に関する文書 ・外国人留学生の各種奨学金に関する文書 ・外国人留学生の支援団体に関する文書 ・在留資格認定申請に関する文書 | 5年 | ・報告、帰国、延長等関係 ・大学間学生交流関係 ・帰国旅費申請 ・留学生奨学金関係 ・留学生支援団体関係 ・在留資格認定 ・更新関係 | |||
公立大学法人長野大学の情報に関する事項 | |||||
7 | 情報関係 | 情報基盤等 | ・情報ネットワークに関する文書のうち重要な文書 ・情報システムに関する文書のうち重要な文書 ・情報に関する文書のうち重要な文書 | 10年 | ・情報ネットワーク更新関係 ・情報システム更新関係 ・情報関係 |
・情報に関する文書 | 5年 | ・情報関係 | |||
情報セキュリティ | ・情報セキュリティポリシー制定・改正に関する文書 ・情報セキュリティインシデント対応に関する文書のうち重要な文書 | 30年 | ・情報セキュリティポリシー制定、改正関係 ・情報セキュリティインシデント対応関係 | ||
・情報セキュリティ実施手順書制定・改正に関する文書 | 10年 | ・情報セキュリティ実施手順書制定、改正関係 | |||
・情報セキュリティインシデント対応に関する文書 | ・情報セキュリティインシデント対応関係 | ||||
公立大学法人長野大学の附属図書館に関する事項 | |||||
8 | 図書関係 | 目録・統計 | ・蔵書目録に関する文書 ・蔵書統計に関する文書 ・利用統計に関する文書 | 30年 | ・蔵書目録 ・蔵書統計 ・利用統計 |
図書・資料基準 | ・資料の受入・管理に係る基準等に関する文書 ・資料の利用に係る基準等に関する文書 | 10年 | ・資料の受入、管理に係る基準関係 ・資料の利用に係る基準関係 | ||
相互利用・資料関係業務 | ・他機関との相互利用に関する文書 ・資料の除籍に関する文書 ・資料の購入に関する文書 ・資料の寄贈に関する文書 ・資料の譲渡に関する文書 ・資料の製本及び修理に関する文書 | 5年 | ・相互利用関係 ・資料除籍関係 ・資料購入関係 ・資料の寄贈関係 ・資料の譲渡関係 ・資料の製本及び修理関係 | ||
・整理業務に関する文書 ・受入業務に関する文書 ・閲覧業務に関する文書 ・貸出業務に関する文書 ・資料の利用に関する文書 ・文献複写に関する文書 ・図書館広報誌等の作成に関する文書 | 3年 | ・整理業務関係 ・受入業務関係 ・閲覧業務関係 ・貸出業務関係 ・資料の利用関係 ・文献複写申込書 ・広報誌等の作成関係 | |||
・図書館の利用に関する文書 ・図書館利用者名簿に関する文書 | 1年 | ・利用証の発行 ・図書館利用者名簿 | |||